Encours fournisseur : définition et fonctionnement

Qu’est-ce que l’encours fournisseur ?

L’encours fournisseur représente le montant total des dettes qu’une entreprise doit à ses fournisseurs à un instant donné. Inscrit au passif du bilan, il inclut les factures reçues non encore réglées, les effets de commerce en attente d’échéance et les acomptes déjà versés par l’entreprise.

L’encours fournisseur fait partie intégrante du besoin en fonds de roulement (BFR) : plus il est élevé, moins l’entreprise a besoin de fonds propres ou d’emprunts pour financer son cycle d’exploitation. Suivre et piloter l’encours fournisseur est donc crucial pour optimiser la trésorerie et conserver une relation saine avec ses partenaires.

De quoi se compose l’encours fournisseur ?

L’encours fournisseur se décompose généralement en plusieurs postes :

• Factures en cours : factures validées par l’entreprise et transmises à la comptabilité, mais non encore payées à la date de clôture.

• Effets de commerce : lettres de change ou billets à ordre acceptés par l’entreprise, qui seront réglés à leur échéance.

• Acomptes et avances : sommes déjà versées aux fournisseurs, correspondant à des livraisons partielles de biens ou à des prestations en cours.

• Avoirs à émettre : montants dus aux fournisseurs pour retours de marchandises ou remises commerciales non encore comptabilisés.

• Charges à payer : factures non parvenues à la clôture mais rattachées à l’exercice (ex. charges sociales, frais de transport).

En pratique, l’encours fournisseur reflète donc l’ensemble des engagements financiers vis-à-vis des fournisseurs, qu’ils soient formalisés par facturation ou résul­tants d’avances et d’engagements contractuels.

Comment calculer l’encours fournisseur ?

Le calcul de l’encours fournisseur peut se faire à plusieurs niveaux :

1. Montant brut à la date de clôture : addition des soldes créditeurs du poste « Fournisseurs » du grand livre.

2. Moyenne périodique : moyenne des encours calculés à chaque fin de mois ou de trimestre pour lisser les fluctuations (utile en trésorerie).

3. Indicateur de durée : le délai de paiement fournisseur (Days Payable Outstanding, DPO) se calcule ainsi :    

   DPO = (Encours fournisseurs moyen / Achats TTC annuels) × 365    

Cet indicateur mesure en jours la période moyenne pendant laquelle l’entreprise bénéficie du crédit fournisseur.

Formule simplifiée pour l’encours à un instant T :

Encours fournisseurs = Achats TTC cumulés depuis le début de l’exercice – Règlements fournisseurs TTC cumulés    

Pour un suivi fin, on peut ventiler l’encours par fournisseur, par type de dépense (matières premières, sous-traitance, services) ou par échéance (à 30, 60, 90 jours).  

Quels leviers pour préserver la trésorerie via l’encours fournisseur ?

Optimiser l’encours fournisseur permet de dégager des liquidités et de renforcer la flexibilité financière.

Négocier des délais de paiement plus longs

• Passer de 30 à 60 ou 90 jours, voire plus pour des achats captifs de volume.

• Adapter les délais selon les saisons ou les cycles d’approvisionnement.    

Mettre en place l’affacturage inversé (reverse factoring)

• Le fournisseur cède sa facture à un factor à des conditions avantageuses, l’entreprise prolonge son délai de paiement sans pénalités.

• Factoring inversé souvent proposé en partenariat banque-fournisseur, améliore le DPO et soutient les trésoreries respectives.    

Centraliser et mutualiser les achats

• Regrouper les commandes pour obtenir des remises de volume et des délais de paiement plus favorables.

• Mettre en place un portail achats pour rationaliser les cycles de commande et de validation.    

Digitaliser la gestion fournisseurs

• E-invoicing et dématérialisation : réduction des délais de traitement et meilleure traçabilité des factures.

• Workflow de validation automatisé pour éviter les retards imputables à la chaîne interne.    

Prioriser les fournisseurs stratégiques

• Identifier les fournisseurs clés (ABC analysis) et négocier des conditions spécifiques.

• Offrir des paiements anticipés contre escompte financier pour certains partenaires en échange d’un coût global réduit.

Suivre et piloter les indicateurs clés

• Tableaux de bord mensuels sur l’évolution de l’encours et du DPO.

• Alertes automatiques sur les dépassements de délais ou de seuils d’encours par fournisseur.    

En combinant ces actions, l’entreprise peut étendre ses crédits fournisseurs, réduire le besoin en fonds de roulement et améliorer sa trésorerie sans compromettre la relation commerciale.

Encours fournisseur et performance financière

Une gestion optimisée de l’encours fournisseur contribue directement à la liquidité de l’entreprise et à sa compétitivité :

• Diminution des besoins de financement externe et réduction du coût du capital.

• Capacité à investir dans la croissance ou à faire face à des matières premières volatiles.

• Amélioration de la relation fournisseur, favorisant la négociation de nouveaux contrats et la continuité des approvisionnements.    

En synthèse, l’encours fournisseur n’est pas un simple poste comptable : c’est un levier stratégique de pilotage financier. En le mesurant précisément, en le ventilant par catégories et en mettant en œuvre des actions ciblées (négociation, digitalisation, affacturage inversé, mutualisation), l’entreprise préserve sa trésorerie, renforce sa flexibilité et gagne en performance globale.