Le compte prorata, qu’est-ce que c’est ?

Qu’est-ce que le compte prorata ?

Le compte prorata est un mécanisme de mutualisation des dépenses communes à plusieurs entreprises intervenant sur un même chantier. Plutôt que de faire supporter à chaque intervenant individuellement les frais liés à la sécurité, à la maintenance ou aux installations générales (clôtures, bureaux de chantier, engins communs), on crée un budget partagé. Chaque entreprise verse sa part, calculée en fonction de l’avancement ou du montant de son lot, pour couvrir ces dépenses collectives. Ce dispositif améliore la transparence et simplifie la gestion financière du chantier.

Comment mettre en place un compte prorata ?

La mise en place du compte prorata commence par l’accord formel de toutes les entreprises concernées, à l’initiative généralement du maître d’œuvre ou du coordonnateur SPS. Une convention doit préciser :

• La liste des dépenses éligibles (installations, assurances, gardiennage, nettoyage, énergie, etc.)

• La méthode de calcul de la contribution de chacun

• Le calendrier des appels de fonds et des justifications comptables

• Les modalités de clôture et de répartition des éventuels excédents ou déficits    

Cette convention, annexée au marché ou signée en parallèle, garantit la bonne compréhension des engagements.

Quelles sont les modalités d’imputation des dépenses communes ?

Les dépenses communes sont classées en postes prévus par la convention : sécurisation du chantier, installations provisoires, services généraux, équipements partagés, etc.

À chaque appel de fonds, un relevé détaillé doit être communiqué : nature du poste, montant TTC, factures fournisseurs. Les apports de matériel ou de personnel mis à disposition gratuitement peuvent être valorisés financièrement et imputés au prorata des parts convenues. Chaque entreprise contrôle les justificatifs avant de verser sa quote-part.

Comment fonctionne le compte prorata au quotidien ?

Au démarrage du chantier, un premier appel de fonds couvre les frais d’installation initiale. Ensuite, à fréquence régulière (mensuelle, trimestrielle), le gestionnaire de chantier émet un appel de fonds provisoire basé sur l’état d’avancement global ou sur un pourcentage prédéfini. Les entreprises disposent d’un délai de paiement (souvent 15 jours). Dès réception des justificatifs définitifs (factures et relevés d’heures des prestataires externes), le gestionnaire ajuste le compte et informe les participants de la situation financière.

Comment calculer le montant des contributions ?

Deux méthodes principales coexistent :

• Proportionnelle à l’avancement des travaux : chaque entreprise verse un pourcentage de la dépense commune équivalent à sa part dans l’avancement global (ex. : si l’avancement de l’entreprise A représente 20% de la valeur totale du chantier, elle prend en charge 20% de l’appel de fonds).

• Proportionnelle au montant du lot : la contribution est calculée sur la base du montant de marché de chaque entreprise (ex. : entreprise B détient 30% du montant total des marchés, elle contribue à hauteur de 30% aux dépenses communes).

Le choix de la méthode doit figurer dans la convention de prorata.  

Comment s’effectue la répartition des coûts en fin de chantier et la clôture du compte prorata ?

À la réception des travaux, le gestionnaire établit le solde définitif :

1. Total des dépenses communes réellement réalisées.

2. Sommes appelées et versées par chaque entreprise.

3. Écarts (excédent à rembourser ou solde à appeler).

Les éventuels excédents sont restitués aux participants selon leur part, et les déficits font l’objet d’un appel de solde final. La clôture administrative intervient après liquidation de toutes les factures et vérification de l’absence de litiges. Un procès-verbal de clôture est établi et signé par tous.

Quel rôle jouent les sous-traitants dans le compte prorata ?

Les sous-traitants peuvent être intégrés au compte prorata s’ils bénéficient des prestations communes (sécurité, installations). Ils doivent alors adhérer à la convention et verser leur quote-part selon les mêmes critères que l’entreprise principale. S’ils ne participent pas au prorata, leurs propres dépenses ne sont pas mutualisées et ils ne peuvent pas prétendre aux prestations communes sans convention spécifique. Il est crucial que le maître d’ouvrage ou le coordonnateur SPS veille à la bonne déclaration de tous les intervenants.

Comment intégrer le compte prorata dans la facturation ?

Dans les factures de situation ou d’avancement, chaque entreprise doit présenter deux lignes distinctes :

1. Montant HT des prestations réalisées.

2. Quote-part HT du compte prorata pour la période concernée.

Le total facturé inclut la TVA applicable à chaque poste. Les justificatifs du prorata (état détaillé des dépenses) sont attachés ou consultables via une plateforme partagée. Cette présentation facilite le contrôle client et assure la traçabilité des flux financiers.

Comment gérer les impayés dans le compte prorata ?

En cas de non-paiement d’un appel de fonds, le gestionnaire relance l’entreprise défaillante selon les modalités de la convention (mise en demeure interne, pénalités de retard). Si la situation persiste, le maître d’ouvrage peut retenir la quote-part due sur les paiements en cours de l’entreprise fautive. Dans les cas extrêmes, un impayé sur le prorata peut justifier une suspension de l’accès aux services communs (ex. : retrait d’accès à la base vie) jusqu’à régularisation.

Quels sont les avantages du compte prorata ?

Le compte prorata offre plusieurs bénéfices :

• Mutualisation des coûts pour éviter les doublons et optimiser le budget global

• Transparence financière grâce à un suivi régulier et des justificatifs partagés

• Simplification de la gestion comptable pour le maître d’ouvrage et les entreprises

• Réduction des litiges relatifs aux frais de chantier communs

• Sécurisation des prestataires mutualisés, notamment pour la sécurité et les installations